Kje in kako začeti z uvedbo metode GTD?
Ljudje po svetu odkrivajo metodologijo Getting Things Done® in pogosto me vprašajo: "Kje naj začnem?!"
Morda so prebrali knjigo, se udeležili delavnice ali slišali o GTD® na kakšnem podkastu ali od prijateljev in znancev. Radovedni so in metodo bi želeli preizkusiti pa ne vedo, kako točno. Ker obstaja več vidikov in sestavnih delov GTD®, se mnogi na začetku GTD® poti počutijo zbegane in malo izgubljene. V tej skupini so tudi ljudje, ki so se že navadili nekaterih navad in prijemov metode GTD®, nato pa so iz tega ali onega razloga »padli z vagona". Okusili so prijetnost produktivnosti brez stresa, ki jih GTD® proces zagotavlja, vendar so se stvari obrnile tako, da so zdrsnili in se spet znašli v občutkih nejasnosti in zmede.
Za vse in vsakogar iz zgornjih skupin imam zelo strog in specifičen postopek, ki ga je treba brez izjeme upoštevati. Če boste postopek upoštevali, vam zagotavljam uspeh. Če ne... tudi dobro ... srečno.
Kje, natančno, naj torej začnete? (Pripravite se, odgovor vam ne bo všeč...)
Začnite kjerkoli.
Ja, kjerkoli. Vsak del ali komponenta pristopa GTD®, ki ga boste uporabili, bo prinesel vsaj malo več jasnosti, osredotočenosti in umirjenega nadzora. Zelo verjetno je, da ko boste dokončali prvo zadevo, dobite navdih za naslednjo. To je celovit model, vseeno pa lahko že izvajanje enega koraka ali prijema pozitivno vpliva na vaše celotno delovanje.
Pomislite na neko zadevo, ki vas tare in se v zvezi s tem odločite, kaj je želeni izid in kaj prvi korak, da bo ta zadeva urejena, dokončana. Lahko pa pospravite eno omaro. Ali pa si dovolite, da malo razmislite o svoji prihodnosti: zamislite si, kje in kako bi želeli živeti čez pet let…
Kjerkoli boste začeli in zadeve premaknili naprej, vam bo dalo voljo in energijo za nove korake.
Če želite iti na to pot bolj sistematično, je lahko dober začetek ali povratek na GTD® pot, če preberete knjigo Gremo To Dokončat®. Knjiga je razdeljena na tri dele in drugi del je zapisan v obliki priročnika, ki vas po korakih (po)pelje v usvojitev GTD® metodologije. Morda se boste raje odločili za kakšno od naših delavnic ali individualno uvajanje GTD®.
Lahko da predlagani pristopi trenutno za vas niso zanimivi, vseeno pa bi se radi »premaknili naprej«. V tem primeru preberite v nadaljevanju opisana značilna izhodišča in prijemi za vzpotavitev umirjenega nadzora, ki jih velikokrat uporabim sam ali pa jih svetujem svojim prijateljem in strankam, ko se želijo premakniti naprej. Nič hudega in težkega ne bo, saj vam predlagam same enostavne in učinkovite pristope. Kar izberite, kje boste začeli...
Zapišite svoje misli na papir.
To je očitna prva izbira, sploh če poznate GTD®. Toda tako za začetnike in tudi za prefinjene praktike GTD®, je to dobra praksa, ki jo je treba kar naprej ponavljati in izvajati: razbremenite možgane! Tudi, če vzamete le tri minute in zabeležite najbolj »glasne« stvari, bo to imelo pozitiven učinek.
Pospravite predal.
Brez heca. To je ena izmed najboljših terapij na svetu, ki vam pomaga, da se psihološko vrnete » voznikov sedež«. In, razen če ste se zjutraj preselili in vse uredili, vedno obstaja predal za čiščenje.
Začnite uporabljati nov pisarniški ali digitalni pripomoček.
Novo beležko, nalivno pero ali pa si naložite kakšno od aplikacij, ki jo tako učinkovito in produktivno uporablja vaša prijateljica. Enako motivacijsko na mnoge deluje uporaba novih nalepk za oznake, pladnja za vhodne zadeve, novega paketka mapic različnih barv… karkoli, kar vam bo zapisovanje, organiziranje in arhiviranje naredilo bolj prijetno in zabavno. Dobre »pisarniške igračke« so lahko v tem pogledu čarobne.
Lotite se kupa papirjev in revij na vaši mizi.
Na vaši mizi ali kje v pisarni ali v stanovanju verjetno obstaja vsaj en kup papirjev, dokumentov in revij, ki vas vsaj malo »hromi«. Veste pa, da so v kupu vsaj nekatere zadeve, ki jih je treba razvrstiti in organizirati, se v zvezi z njimi kaj odločiti, da boste lahko začeli ali nadaljevali projekte. Morda jih je treba le pospraviti, arhivirati, ostalo pa vreči v smeti.
Izbrišite eno e-poštno mapo.
Skoraj gotovo je vsaj ena od vaših map postala zastarela, nerelevantna in prazna in jo lahko izbrišete.
Pospravite predale pisalne mize in dokumente v predalih ali v priročnem arhivu.
Podobno, vendar še bolj učinkovito od kupa papirjev na mizi, lahko ta korak vpliva na bolj jasno sliko o trenutnih projektih in aktivnostih.
Naredite dvominutni »akcijski« sprehod.
Vstanite in se sprehodite po svoji pisarni ali domu. Najdite in naredite vse, kar lahko dokončate v dveh minutah. Zamenjajte žarnico. Zategnite zrahljan vijak. Dvignite ali spustite sedež v pravilno lego. Poravnajte to sliko na steni. Postavite čevlje na svoje mesto.
Določite in naredite naslednjo aktivnost v zvezi z neko novo zadevo, ki si jo želite.
Določite mesto za počitnice. Prvi korak v zvezi z nekim praznovanjem, ki bo čez nekaj tednov. Kaj je prvi korak, da se boste lotili hobija, ki je že dolgo na spisku želja?
Vse to (in še veliko več) bi bilo v vsakem primeru del celotnega izvajanja GTD®. In zelo verjetno boste z izvedbo predlaganih možnosti v sebi sprožili motivacijo za še več produktivnosti. Predlagam, da to energijo in motivacijo usmerite tako, da boste svoje prakse ZAJEMA, RAZJASNITVE, ORGANIZIRANJA, PREGLEDA in DELOVANJE spravili na še višjo raven.
Vsi vemo, da je dobro začeti z enostavnimi, izvedljivimi koraki. Majhne zmage pa nam potem dajo voljo in moč, da zmagamo tudi v velikih stvareh!
Avtor: David Allen, utemeljitelj metode GTD®
Prevedla in priredila: Nataša Brunec, certificirana master trenerka metode GTD®
