Da bo novo leto (še bolj) osmišljeno...
Na tej točki pogosto naredimo napako. Iz tišine skočimo naravnost v cilje. V sezname. V (pre)ambiciozne načrte. Kot da želimo praznino čim prej zapolniti – da nas ne bi več vznemirjala.
V resnici se z novim letom delo praviloma ne začne na novo, temveč se preprosto nadaljuje tam, kjer smo pred prazniki končali. Kljub temu svetujem, da novo leto vzamete kot mejnik – kot priložnost za majhne, a zavestne premike pri delu v službi in pri osebnih projektih.
Pri osebnih projektih bi letos morda končno radi šli na lončarski tečaj. V službi pa bi radi našli dovolj časa in miru, da bi se lahko bolj osredotočeno posvečali dvema ključnima projektoma…
Predlagam zelo omejen nabor zelo konkretnih sprememb. Že nekoliko drugačna organizacija dela, redno osveževanje načrtov ter malo drugačen način odzivanja na okolico ali lastne pritiske lahko prinesejo velike pozitivne učinke. Ko izberete eno – morda dve – konkretni zadevi, ki bi ju radi končno začeli delati (drugače), je smiselno natančno izdelati načrt uvajanja te spremembe. Brez skrbi: ne bo zamudno, čeprav bo strukturirano.
V metodologiji GTD poznamo t. i.naravni model načrtovanja, ki pomaga prav pri tem: da ne skočimo takoj v pripravo seznamov operativnih opravil, temveč začnemo načrtovati pri razjasnitvi namena ter miselnem uvidu v to, kaj pravzaprav želimo doseči. Za katerokoli področje življenja – v službi ali doma – kjer čutite, da so spremembe nujne ali vsaj zaželene, lahko uporabite ta model.
Da bo lažje slediti, vzemimo primer osebe, ki se v službi počuti preobremenjeno: preveč elektronske pošte, sestankov, projektov in nalog ter premalo časa za poglobljeno delo na strateško najpomembnejših aktivnostih.
Preden začnemo karkoli spreminjati, najprej poimenujmo želeni izid. V tem primeru bi se lahko glasil:
Umirjeno in produktivno delo na dveh strateških projektih.
Nato pa v petih korakih raziščemo naslednje komponente in postopoma pridemo do načrta za uvedbo umirjene produktivnosti na dveh strateških projektih (ali kateremkoli drugem želenem izidu ali projektu).
1. Namen – zakaj to sploh počnem?
Kaj je bistvo? Katero potrebo ali željo želim s tem izpolniti?
Primer ubeseditve namena: Svoje delo želim opravljati kakovostno in strokovno. Najpomembnejša za poslanstvo mojega delovnega mesta sta dva konkretna strateška projekta. Pogoj za produktivnost na teh projektih sta dovolj časa za osredotočeno delo ter kakovostni in pravočasni zaključki obeh projektov.
2. Vizija – kako bo to videti?
Vizija ni ideal popolnosti, temveč občutek smeri. Kako bo, če bodo stvari tekle dobro? Kako se bom ob tem počutila?
Opis vizije: Po jutranji ureditvi e-pošte imam vsak dan vsaj dva 50-minutna sklopa za poglobljeno delo na ključnih projektih. Ob torkih se posvečam predvsem projektnemu delu, četrtki pa so namenjeni operativnim nalogam in večini sestankov. Projekti napredujejo, jaz pa sem miselno dovolj spočita, da je delo res kakovostno opravljeno.
3. Pregled in zapis možnosti – kaj vse bi lahko prispevalo k temu izidu?
Brez cenzure in brez presojanja izvedljivosti. Samo raziskovanje. Nekakšno viharjenje možganov.
Na primer:
- popis vseh rednih in ponavljajočih se sestankov
- umik s sestankov, kjer moja prisotnost ni nujna
- dogovor s šefico o projektno fokusiranih dnevih
- tedenski pregled in administrativne naloge v vnaprej določenem terminu
- iskanje vsakodnevnih časovnih blokov za poglobljeno delo
- itd.
4. Organiziranje – kaj je res ključno?
Iz zapisanega izluščimo glavne sklope, povezave in zaporedja ter odstranimo tisto, kar ni bistveno ali realno.
Primer: če ugotovim, da popolnoma prost torek ni realen, si zadam bolj izvedljiv cilj: ob torkih, kadar je mogoče, zavestno puščam čim več prostora za poglobljeno delo. Ostale elemente dodatno konkretiziram in jih zapišem v obliki zelo jasnih naslednjih aktivnosti.
5. Naslednji koraki – kaj naredim najprej?
Šele zdaj pride tisto, kar običajno brez strukturiranega pristopa delamo že na začetku: zapišemo konkretne, majhne in uresničljive korake.
Na primer:
- popiši vse redne sestanke in obveznosti
- preveri možnosti delegiranja priprave osnutkov poročil Andreju
- skliči sestanek s Tadejem glede manj pogoste udeležbe na tehničnih sestankih
Nizamo torej realne možnosti za optimizacijo delovnega časa. Če ob tem ugotovimo, da je obremenitev kljub vsemu previsoka, dodamo še en korak:pogovor s šefom ali šefico, kjer predstavimo svojo analizo in se skupaj dogovorimo o prioritetah.
Veliko stisk pri upravljanju nalog nastane tudi zato, ker sami nimamo dobrega pregleda nad vsem, kar imamo na krožniku. Takrat upamo, da se bo »že nekako izšlo«. Bojimo se, da bodo nadrejeni mislili, da ne zmoremo, ali pa je kultura v organizaciji taka, da se o tem ne govori. A tak pristop dolgoročno prinaša pritisk, zamude in nezadovoljstvo – vseh vpletenih.
Zaporedjenamen – vizija – možnosti – organiziranje – naslednji korakise morda zdi protiintuitivno v svetu, ki časti hitrost. A prav zato deluje. Ker spoštuje naravni ritem razmišljanja in odločanja.
Načrtovanje v tem smislu ni nadzor nad prihodnostjo. Je dialog s sabo – in pri skupinskih projektih tudi z drugimi. Poskus uglasitve med tem, kar je, in tem, kar bi lahko bilo. In ko enkrat naredite ta premik, ugotovite, da pred vami ni nič hujšega. Le drugačen pristop, nekaj več jasnosti in morda kakšen pogovor več.
Rezultat pa je zelo preprost:boljše leto.
Naj bo bolj osmišljeno in bolj po vaši meri!
