20.3.2020
Kako učinkovito delati od doma?
GTD v času Covid19
Ok. Zdaj delamo od doma.Covid19 se nas je vseh dotaknil. Tudi če nismo zboleli, je edino primerno vedenje, da ostajamo doma. Veliko, res veliko nas zdaj dela od doma. Za veliko ljudi pa je to nekaj čisto novega... Kako delati od doma in delati dobro?
Kaj pa če ne gre? Ker nas morda skrbi prihodnost. Lahko nas muči odlašanje. Od vsega skupaj pa bežimo v bolj sproščujoče aktivnosti, ki so nam zdaj ves čas na razpolago (TV, igrice, družbeni mediji...)?
V tem in nekaj naslednjih člankih bom pisala o trenutnih izzivih in rešitvah, ki jih ponuja GTD. Pa poglejmo prvi izziv.
Kako dobro in učinkovito delati od doma?
Nekaj konkretnih nasvetov, ki niso le teoretični, ampak jih potrjuje praksa mojih GTD kolegic in kolegov, moja lastna praksa ter so v veliki meri podprti z raziskavami ter študijami:
1. UREDITE SI DOMAČE “DELOVNO” MESTO
Če že imate kabinet s pisalno mizo oz. neko obliko domače pisarne – super. Če idealnih pogojev nimate, si vzpostavite domače “delovno” mesto v okviru možnosti, ki pač so na razpolago. Tudi pospravljena in čista kuhinjska miza z najnujnejšim okoli vas bo čisto v redu. Predpogoj za delo od doma je dovolj zmogljiva internetna povezava in vsi potrebni dostopi, ki jih za nemoteno delo svojega delovnega mesta potrebujete. Če še niste, ta del uredite ali dodatno nadgradite z delodajalcem.
Odlično je, če lahko delate v prostoru, v katerem ni nikogar drugega. Če to ni možno, se z ostalimi domačimi dogovorite za urnik dela in pravila glede vedenja (še najlažje na kratko razložim tako: vzdušje in pravila so precej podobna tistim v jasnih čitalnicah). Da, tudi z otroci se da sprejeti tak dogovor, če vedo, da bo sledil odmor, ko bodo lahko povedali, kar želijo govoriti vmes... (Če gre za otroke, ki se šolajo od doma, naj v istih časovnih obdobjih tudi sami delajo, v odmorih pa izmenjate vse informacije. Dajte jim napotek, naj si sproti zapisujejo vse, kar bi sicer takoj vprašali... deluje! Manjši otroci naj imajo neko zaposlitev, na katero se radi osredotočajo (sestavljanka, branje, občasno ekran telefona ali TV). Pri manjših otrocih bodo obdobja dela in odmorov drugačna, kot bi bilo idealno - glejte naslednjo točko. A tudi v večjem številu krajših osredotočenih obdobij se delo da opraviti ali pa se vsaj da opraviti veliko dela.
2. VSAKIH 50 DO 90 MINUT SI PRIVOŠČIMO ODMOR
Ključno je, da razumemo, da možgani potrebujejo dovolj pogoste odmore. V krajšem času osredotočenega, intenzivnega miselnega dela z dovolj pogostimi, kvalitetnimi odmori boste naredili več kot v nekaj-urnem ne povsem osredotočenem delu brez odmorov. Lažje se je pripraviti do dela, če si čas vnaprej omejimo na recimo 50 minut in vemo, da potem sledi odmor. Po dveh ali treh ciklih 50-90 minutnega dela si privoščimo daljši odmor (vsaj 30 minut) z malico.
3. ODMORI NAJ SO KVALITETNI
V odmorih se potrudimo, da se posvečamo aktivnostim, ki sprostijo um (možgane je treba razbremeniti, jih "dati na pašo"). Ne torej tega časa porabiti za pregledovanje e-pošte, ampak za, recimo:
- sproščen pogovor z družinskimi člani, če so doma,
- če imate otroke, se jim v času odmorov zares posvetite in skupaj počnite kaj sproščujočega,
- priprava napitka in če nam manjka energije tudi zdravega prigrizka,
- za sproščujoč kratki sprehod ali kratko vadbo telesa,
- če znate in želite, je to dober čas za kratko meditacijo,
- niti kratko gospodinjsko opravilo (zložimo perilo, damo posodo v stroj…).
4. NAJ NAM ČAS ZA DELO IN ODMOR ODMERI KAR PROGRAM
Da vam ne bo treba razmišljati o tem, kdaj delati, kdaj imeti odmor, uporabljajte eno od številnih aplikacij. Sama uporabljam Brain Focus in imam razmerje 52 minut miselnega dela, 17 minut odmora.
5. PRI IZBIRI NALOGE NA KATERI BOSTE DELALI JE KLJUČNO, DA STE PREPRIČANI, DA JE PRAVA
Pet korakov metode Gremo to dokončat (GTD) vam pomaga do dobro definiranega dela. Zajem, razjasnitev, organiziranje, pregled in delovanje vam zagotovijo, da s tem ne boste imeli težav. Na kratko je 5 korakov metode GTD opisanih tukaj.
6. DOGOVOR Z DOMAČIMI (IN S SABO)
Ker boste doma, se z morebitnimi ostalimi družinskimi člani, ki se v času vašega dela nahajajo doma, dogovorite, da boste iz “delovne” sobe prišli le med odmori. Ko ste v sobi pa naj velja dogovor, da vas ne motijo. Če delate v isti sobi pa ste se že v točki 1 dogovorili, kako se vedete med delom in kako v odmoru. Poskrbite pa tudi, da v delovnih ciklih ne zvoni telefon, niti na ekran ne skačejo opomniki za novo e-pošto ali nove objave na družbenih medijih. Pošto in klice preverite na začetku naslednjega delovnega cikla (ne v odmoru!).
Naslednji koraki v zvezi s tem člankom:
- Naložite si telefonski programček, ki vam bo pomagala ohranjati ritem dela (recimo Brain Focus).
- Naj vas opomniki ne motijo kar naprej. V e-pošti in na družbenih medijih nastavitve korigirajte tako, da bodo opomniki izključeni. Nove vsebine pregledujte le 3-5 krat na dan. Omejite si čas za to.
- Preberite ta članek skupaj z ostalimi družinskimi člani in se pogovorite in sklenite dogovore, ki se jih vsi v družini držijo. Bodite potrpežljivi: nekaj časa bo potrebnega za vpeljavo nove rutine. Ko bo ta vpeljana, boste presenečeni, kako lepo je lahko delati od doma!
Naslednjič pa malo več usmeritev o tem, kako si organizirati vsebino dela...
